Wie Sie eine Lohnabrechnung erstellen und ihre Gehaltsabrechnung prüfen

Lesen Sie wie Sie Ihre Gehaltsabrechnung prüfen können und wie Sie eine Lohnabrechnung erstellen sollten.

Das Wichtigste:

  • Lohnabrechnung enthält Brutto-, Nettoverdienst, Abzüge, Zuschläge, Vorschüsse, Urlaubstage.
  • Der Arbeitgeber erstellt die Lohnabrechnung und die führt die Abzüge ab.
  • Einkommensnachweis: Eine Lohnabrechnung ist ein Nachweis über das erhaltene Einkommen.
  • Auslagerung: Die Erstellung der Lohnabrechnung kann ein Steuerberater oder Lohnbüro übernehmen.
 

Tipp: Das sollten Sie tun!

  1. Kontrollieren Sie Ihre Lohnsteuerkarte: fehlerhafte Daten können zu viel höheren Abzügen führen!
  2. Verlangen Sie steuerfreie Sachleistungen statt mehr Gehalt. Damit sparen Sie und ihr Arbeitgeber!
  3. Mit unserem Gehaltsrechner können Sie ihre Lohnabrechnung selbst überprüfen.
  4. Falls Sie Fragen haben: Gehen Sie zur Verbraucherzentrale, einem Steuerberater oder Lohnbüro.

 

Was ist eine Lohn und Gehaltsabrechnung?

Bild von Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Lohn GehaltEine Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung) ist ein Textdokument, das die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts beschreibt: Abrechnungszeitraum, Art und Höhe der Abzüge und Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Abschlagszahlungen und Vorschüsse, sowie Urlaubstage.

Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung wird mittlerweile als Synonym genutzt. Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt liegt darin, dass Gehalt ein fixes Einkommen der Angestellten bezeichnet. Dagegen wird für Arbeiter auf Stundenbasis ein schwankender Lohn berechnet.

9 Punkte, die Sie in ihrer Lohnabrechung prüfen sollten

  1. Urlaubstage
  2. Arbeitsstunden
  3. Lohnsteuerklasse
  4. Anzahl der Kinderfreibeträge
  5. Sozialversicherungsbeiträge
  6. Lohnsteuer
  7. Kirchensteuer
  8. Solidaritätszuschlag
  9. Nettogehalt

Kontrollieren Sie Ihre ELStAM Daten!

Ihr Chef ruft alle für die Gehaltsabrechnung benötigten Informationen, wie Lohnsteuerklasse und Anzahl der Kinderfreibeträge aus der ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) Datenbank des Finanzamts ab. Nicht zu selten sind aber die ELStAM Daten fehlerhaft, was dazu führt, dass Sie eventuell viel höhere Lohnsteuer bezahlen müssen, als notwendig. Deshalb sollten Sie prüfen, ob in Ihrer Lohnabrechnung die Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, Religionszugehörigkeit und Lohnsteuerfreibeträge korrekt angegeben sind. Unter www.elsteronline.de können Sie Ihre ELStAM-Daten abfragen.

Wo kann man eine Lohnabrechnung prüfen lassen?

  1. Mit: Gehaltsrechner, Brutto Netto Rechner -> können Sie ihre Gehaltsabrechnung selbst überprüfen.
  2. Ihr Steuerberater, eine Verbraucherzentrale oder ein Lohnbüro können Ihnen helfen, wenn Sie einen Fehler entdeckt haben.

Checkliste Gehaltsabrechnung: Was gehört dazu?

  • Name des Arbeitnehmers und Adresse
  • Name des Arbeitgebers und Adresse
  • Einstellungsdatum und evtl. Austrittsdatum
  • Abrechnungszeitraum
  • Zahl der Steuertage
  • Zahl der Sozialversicherungstage
  • Steuer-Identifikationsnummer
  • Lohnsteuerklasse
  • Anzahl der Kinderfreibeträge
  • Lohnsteuerfreibetrag
  • Steuernummer
  • Brutto-Gehalt
  • Netto-Gehalt
  • Sozialversicherungsabzüge
  • Lohnsteuerabzüge
  • Wer hat die Gehaltsabrechnung erstellt
  • Mehrfachbeschäftigung
  • Gleitzonenregelung

Wie wird Lohnabrechnung gemacht?

Der Arbeitgeber berechnet und führt die Steuerabgaben und Sozialversicherungsbeiträge ab und erstellt die Lohnabrechnung für seine Mitarbeiter. Die erforderlichen Steuerdaten des Mitarbeiters erhält er über die ELStAM Datenbank des Finanzamtes.

Was ist bei der Lohnabrechnung zu beachten?

Top Thema: Sozialversicherungsbeiträge: Rechengrößen, Beitragssätze, Grenzwerte ->

Checkliste: 14 Pflichten des Arbeitgebers bei der Gehaltsabrechnung

  1. Versicherungspflicht des Mitarbeiters prüfen
  2. Anmeldung und Abmeldung der Mitarbeiter bei der Krankenkasse, spätestens 6 Wochen nach dem dem ersten oder letzten Arbeitstag.
  3. Bruttoeinkommen ermitteln. Die Grundlage dafür ist der Arbeitsvertrag. Beim schwankenden Lohn die Anzahl geleisteteter Arbeitsstunden.
  4. Lohnsteuer berechnen
  5. Elektronische Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt  per ELSTER senden und die Steuerabzüge bezahlen.
  6.  Sozialversicherungsbeiträge berechnen ->
  7. Elektronischen Beitragsnachweise per SV-Net senden und die Sozialversicherungsbeiträge an die zuständigen Krankenkassen bezahlen.
  8. Nettogehalt ermitteln, indem Sie vom Brutto die Steuerabzüge und Sozialversicherung abziehen und auszahlen. Bei Barauszahlung benötigen Sie eine Quittung. Überweisen Sie die Gehälter, reicht ein Kontoauszug aus.
  9. Arbeitsunterbrechung an die Sozialversicherungsträger melden.
  10. Jahresmeldung – Meldebescheinigung zur Sozialversicherung -> bis zum Jahresende oder spätestens bis zum 15. April versenden.
  11. Gesetzliche Unfallversicherung – alle Mitarbeiter anmelden.
  12. Umlageverfahren U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) für Betriebe mit weniger als 30 Mitarbeiter.
  13. Umlageverfahren U2 (Mutterschaftsaufwendungen) für alle Betriebe.

Diese Unterlagen brauchen Sie von einem neuen Mitarbeiter

Für die Lohnabrechnung benötigen Sie folgende Unterlagen des neuen Mitarbeiters:

Wichtig: Änderung des Arbeitsvertrags

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet bei Arbeitsvertragsänderungen die steuerrechtlichen Auswirkungen der Änderung seinen Arbeitnehmern korrekt darzulegen. Für falsche Auskünfte haftet der Arbeitgeber und muss im Zweifelsfall für den entstandenen Schaden aufkommen.

  • Steuer ID (falls nicht bekannt:  Bundeszentralamt für Steuern unter www.identifikationsmerkmal.de)
  • Sozialversicherungsausweis
  • Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
  • Arbeitserlaubnis bei ausländischen Arbeitnehmern
  • Schwerbehindertennachweis bei Schwerbehinderten
  • Nach Bedarf Gesundheitsbescheinigung (bei Minderjährigen), die Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz, Staplerschein.

Wer darf Lohnabrechnungen erstellen?

Für die Erstellung der Entgeltabrechnung ist der Arbeitgeber zuständig. Er ist nach  § 108 Gewerbeordnung (GewO)  verpflichtet im Rahmen der Lohnabrechnung die anfallenden Sozialversicherungsbeiträge und Steuerabzüge zu berechnen und auszuweisen. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.

Die Lohnabrechnung wird meistens durch Steuerberater oder Lohnbüros erstellt. Große Betriebe haben meistens eine eigene Lohnbuchhaltung. Auch kleine Betrieb können Gehaltsabrechnungen intern mit Hilfe geeigneter Lohnprogramme erstellen. Die gängigsten Programme für eine Entgeltabrechnung im Betrieb sind:

  • Lexware Lohn + Gehalt
  • Wiso Lohn & Gehalt
  • Sage Entgelt & Personal

Weiterbildung im Rechnungswesen, Lohnbuchhaltung

Lohnabrechnung Schulung

Informieren Sie sich über geeignete Kurse für Ihre Fortbildung. Hier können Sie einen kostenlosen Katalog anfordern: Kursangebote „Rechnungswesen, Controlling & Steuern“ bei der Fernakademie-Klett ->

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Praxisbeispiel: Lohnabrechnung erstellen

Sie stellen Frau Müller ab dem 1.1.2016 als eine neue Büroassistentin zu einem Bruttoeinkommen von 2.900 EUR an. Ihre Angaben: Steuerklasse 1, katholisch, keine Kinder, Alter: 28 Jahre, Bundesland Hessen. Wie erstellen Sie die Abrechnung?

Nettogehalt berechnen – was wird abgezogen?

Bruttoeinkommen: 2.900 EUR

Abzüglich Steuerabzüge: 475,94 €

  • Lohnsteuer: aus den Lohnsteuertabellen oder dem Lohnsteuerrechner
  • Kirchensteuer: 8% – 9% der Lohnsteuer (je nach Bundesland)
  • Solidaritätszuschlag: 5,5% der Lohnsteuer

Abzüglich Sozialabgaben Arbeitnehmer: 583,53 €

  • Krankenversicherung: 7,30% + kassenindividueller Zuschlag (durchschnitlich 1,1%)
  • Pflegeversicherung: 1,175% (Kinderlose: 1,425% , Sachsen: 1,675%, )
  • Arbeitslosenversicherung:  1,5%
  • Rentenversicherung: 9,35%

Auszahlungsbetrag / Nettogehalt: 1.837,53 €

Was zahlt der Arbeitgeber?

Bruttoeinkommen: 2.900 EUR
Abzüglich Nettobzüge: 0
Arbeitgeberanteil Krankenversicherung: 7,30% = 211,70 €
Arbeitgeberanteil Pflegeversicherung:  1,175% (Kinderlose: 1,175%, Sachsen: 0,675%) = 34,08 €
Arbeitgeberanteil Rentenversicherung: 9,35 % = 271,15 €
Arbeitgeberanteil Arbeitslosenversicherung: 1,5% = 43,50 €
U1 (2,5 % von 2.900 EUR): 58,00 €
U2 (0,25% von 2.900 EUR): 11,02 €
Insolvenzumlage: 3,48 Euro (0,12 % von 2.900 EUR)

Arbeitgeberbelastung: 3.532,93 €

Tipp: Holschuld

Für die Lohnabrechnung besteht eine Holschuld – das bedeutet, dass der Arbeitnehmer seine Abrechnung bei seinem Chef abholen muss.

 

Lohnabrechnung beim Minijob 

Was zahlt der Arbeitgeber beim Minijob

Minijob gewerblich / Privathaushalt (Stand 2017)
  • Krankenversicherung 13% /  5%
  • Rentenversicherung 15% /  5%
  • Pauschalsteuer (enthält Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer. Enttfällt, wenn Lohnsteuerkarte vorgelegt wurde) 2% / 2%
  • U1 – Lohnfortzahlung wg. Krankheit (Firmen bis max. 30 Mitarbeiter) 1% / 1%
  • U2 – Mutterschutzaufwendungen 0,3% 0,3%
  • Insolvenzgeldumlage 0,12%
  • Einheitsbeitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung 1,6%
  • Abgaben gesamt 30,99 %  / 14,44 %

Was wird beim Minijob abgezogen

  • Arbeitnehmeranteil Rentenversicherung: 3,9% gewerblich / 13,9% im Privathaushalt

Top Thema: Minijob Ratgeber: Minijob Rechner, Krankenversicherung, Rentenversicherung ->

Was ist steuerfrei?

Mit Sachleistungen können Sie und Ihr Arbeitgeber Geld sparen! Verlangen Sie statt mehr Gehalt steuerfreie Arbeitgeberleistungen.  Mit einem Tankgutschein, Jobticket oder Kinderbetreuungskosten können Sie und Ihr Arbeitgeber Steuern und Sozialversicherung einsparen.

Top Thema: Steuerfreie Arbeitgeberleistungen – steuerfreie Zuwendungen ->

Wie lange muss man die Lohnabrechnung aufbewahren?

Der Arbeitgeber muss die Gehaltsunterlagen, sowie Beitragsabrechnungen 6 Jahre aufbewahren.

Tipp: Gehaltsordner

Organisieren Sie Ihre Unterlagen in einem Gehaltsordner, damit Sie für Ihre Buchhaltung, zur evtl. Steuerprüfung oder zur Information der Arbeitnehmer schnell verfügbar sind. In Ihrem Gehaltsordner sollten Sie folgende Belege sammeln:

  • Gehaltsabrechnungen
  • Auszahlungsbelege: Quittungen für Barauszahlungen
  • Beitragsabrechnungen
  • Bescheinigung über die elektronische Absendung der Beitragsabrechnungen
  • Lohnsteueranmeldungen und eine Bescheinigung über deren elektronische Absendung
  • Kurzarbeitergeld Antrag
  • Kurzarbeitergeld Anmeldungen

 

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