Elstam – Elektronische Lohnsteuerkarte beantragen, ändern

Die elektronische Lohnsteuerkarte (auch ELStAM oder Lohnsteuerabzugsmerkmale), ersetzte die Lohnsteuerkarte in Papierform. Ihr Arbeitgeber kann bei der Lohnabrechnung Ihre Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, Religionszugehörigkeit und Lohnsteuerfreibetrag automatisch abrufen. Beim Jobbeginn oder einem Arbeitgeberwechsel müssen Sie nicht mehr die Lohnsteuerkarte vorlegen, sondern geben ihrem Arbeitgeber nur noch ihre Steuer-ID, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer ab. Ihre aktuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale können Sie im ELSTER-Portal oder auf der Gehaltsabrechnung abrufen.


Auf einen Blick:


Änderung der elektronischen Lohnsteuerkarte beantragen

Für die Änderungen der elektronischen Lohnsteuerkarte ELStAM ist seit 2010 das Finanzamt zuständig. (Bis zum 30.11.2010 waren hierfür ausschließlich die Gemeinden zuständig). Alle Änderungen in der Lohnsteuerkarte trägt die Finanzverwaltung in ihre Datenbank ein, auf die Arbeitgeber im Rahmen der Lohnabrechnung automatisch zugreifen können.

Die Änderungen der Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge wird automatisch auf der Grundlage der Mitteilungen der Meldebehörden über den geänderten Familienstand oder die Geburt / Tod eines Kindes veranlasst. Die Steuerzahler haben bei dauernder Trennung der Ehegatten oder wenn die Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende (Anwendung der Steuerklasse 2) entfallen, die Pflicht diese Umstände der Finanzverwaltung zu melden.

Wie sieht elektronische Lohnsteuerkarte aus?

Die Lohnsteuerkarte in Papierform wurde durch die elektronische Lohnsteuerkarte oder auch Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) ersetzt:

Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM

In der ELStAM Datenbank sind für die Lohnsteuerberechnung wichtigen Lohnsteuerabzugsmerkmale gespeichert:

  • Steuerklasse
  • Faktor – bei Steuerklasse 4
  • Kinderfreibetrag
  • Lohnsteuer Freibetrag
  • Hinzurechnungsbetrag
  • Religionszugehörigkeit
  • Religionszugehörigkeit des Ehegatten
Auf Antrag des Arbeitnehmers:
  • Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung (§ 39b Absatz 2 Satz 5 Nummer 3 Buchstabe d EStG) für die Dauer von zwölf Monaten
  • Mitteilung, dass der von einem Arbeitgeber gezahlte Arbeitslohn nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung von der Lohnsteuer freizustellen ist

Diese Änderungen in der ELStAM Datenbank können Sie beim Finanzamt beantragen:

  • Änderung der Religionszugehörigkeit (z.B. nach einem Kirchenaustritt)
  • Eintragung einer ungünstigeren Steuerklasse I statt Steuerklasse III oder Steuerklasse IV
  • Steuerklassenwechsel von III/V oder IV /IV oder Faktorverfahren
  • Änderungen nach Heirat – Nach der Heirat bekommen beide Partner automatisch die Steuerklasse IV zugeteilt. Andere Steuerklassenkombinationen müssen beantragt werden.
  • Eintragung von Kinderfreibetrag
  • Änderung auf Steuerklasse II (Nach Geburt eines Kindes bei Alleinstehenden)
  • Eintragung von Lohnsteuerfreibetrag  - Antrag auf Lohnsteuerermäßigung ->

 

Tipp: Lohnsteuerfreibetrag beantragen

Seit der Umstellung auf ELStAM werden die Freibeträge nicht automatisch übernommen und müssen alle zwei Jahre neu beantragt werden. Mit persönlichen Freibeträgen können Sie Ihre Lohnsteuer senken und monatlich mehr Nettogehalt erhalten. Sie können für Ihre Werbungskosten über 1.000 EUR im Jahr und für Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen Freibeträge beantragen. Dafür müssen Sie bis zum 30.11. einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung beim Finanzamt einreichen. Hat sich seit dem Vorjahr nichts geändert, reicht der Vereinfachte Antrag auf Lohnsteuerermäßigung.

 

Diese Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale müssen sie dem Finanzamt melden:

Als Arbeitnehmer sind sie in bestimmten Fällen zu einer Information des Finanzamts verpflichtet. Es handelt sich dabei um folgende Fälle:

  • Sie haben sich von ihrem Ehegatten dauernd getrennt (Eintragung der SteuerklasseI)
  • Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende und somit für die Anwendung der Steuerklasse 2 entfallen
  • Es soll eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge berücksichtigt werden.
  • Sie werden beschränkt einkommensteuerpflichtig

Wie können sie die ELStAM Daten abrufen?

Ihre aktuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale können Sie im ELSTER-Portal  jederzeit einsehen. Sie müssen sich dabei mit Ihrer Steuer ID registrieren. Sie können diese Daten – die Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Lohnsteuerfreibetrag und Religionszugehörigkeit auf der monatlichen Lohnabrechnung ablesen. Darüber hinaus können Sie sich diesbezüglich auch beim zuständigen Finanzamt erkundigen.

Wie prüfen sie die ELStAM Daten?

Überprüfen Sie monatlich Ihre Lohnabrechnung, Ihre aktuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind hier aufgeführt. Bei einem eventuellem ELStAM Fehler beantragen sie die Änderung der ELStAM.

Wichtig: Keine Kontrolle durch den Arbeitgeber

Ihr Arbeitgeber ist übrigens nicht verpflichtet ihre ELStAM-Daten zu kontrollieren!

 

Wer darf ELStAM abrufen?

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale darf nur ihr aktueller Arbeitgeber, bei mehreren Jobs auch ihr Nebenarbeitgeber abrufen. Ihr Nebenarbeitgeber bekommt automatisch für den Lohnsteuerabzug die Steuerklasse VI übermittelt.

Eine Abrufsperre für bestimmte Arbeitgeber einrichten

Im Rahmen des ELStAM Verfahrens können Sie bestimmte Arbeitgeber auf Antrag beim Finanzamt von der Einsicht in die lohnsteuerrelevanten Daten (ELStAM) sperren. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet die Lohnsteuer nach der ungünstigen Steuerklasse VI abzurechnen.

Praxisbeispiel: Sperre des Arbeitgebers

Herr Müller ist bei MHS GmbH seit dem 1.3.2016 neu angestellt. Sein Bruttogehalt beträgt 2700 EUR monatlich. In der Lohnsteuerkarte ist die Steuerklasse 3 eingetragen. Herr Müller hat seinen Arbeitgeber für die Nutzung der ELStAM-Daten beim Finanzamt sperren lassen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet die Lohnsteuer in der Steuerklasse VI abzurechnen. Welche Nachteile hat die ungünstigere Steuerklasse?

Berechnung der Lohnsteuer: Nachteile in der Steuerklasse VI
  • Steuerklasse III:                                    219,33 EUR
  • Steuerklasse VI:                                    790,41 EUR
  • Nachteil in der Steuerklasse VI:        571,08 EUR

Herr Müller bekommt 571,08 EUR weniger von seinem Bruttolohn ausgezahlt, als in der Steuerklasse III. Da es sich nur um eine Vorauszahlung auf die Einkommenssteuer handelt, wird der zuviel bezahlte Betrag am Jahresende im Rahmen der Einkommensteuererklärung verrechnet.

ELStAM Bescheinigung

Eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug gibt es beim Finanzamt nur noch in Ausnahmefällen, wenn:

  • Ihre ELStAM fehlerhaft sind und aus technischen Gründen zurzeit nicht korrigiert werden können.
  • Sie unbeschränkt steuerpflichtig sind, aber keine Identifikationsnummer haben
  • Sie beschränkt steuerpflichtig sind (Grenzpendler, Saisonbeschäftigter, oder nach § 1 Abs 2 /r Abs 3 EStG unbeschränkt steuerpflichtig sind)

Leitfaden für Arbeitgeber

Der Arbeitgeber ist verpflichtet die Lohnsteuer, Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag bei jeder Lohn-/Gehaltsabrechnung vom Bruttolohn einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Die Anmeldung der monatlichen Lohnsteuerschuld und der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt erfolgt elektronisch (ELSTER).

Was sieht Arbeitgeber?

Die für den Lohnsteuerabzug notwendigen Daten, bekommt der Arbeitgeber automatisch durch das ELStAM-Verfahren übermittelt.

In der ELStAM Datenbank sind alle für den Lohnsteuerabzug wesentlichen Merkmale eines Arbeitnehmers gespeichert. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale, Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Lohn- und Hinzurechnungsfreibetrag, Religionszugehörigkeit, können vom Arbeitgeber direkt nach der Eintragung im Melderegister (z.B.: Heirat, Geburt eines Kindes, Kircheneintritt, Kirchenaustritt) automatisch abgerufen werden.

Was braucht der Arbeitgeber bei Jobbeginn und Arbeitgeberwechsel?  

Tipp: So finden Sie Ihre SteuerID

Ihre Steuer-Identifikations-ID finden Sie auf Ihrer Lohnabrechnung und Einkommensteuerbescheiden.

Für Berufseinsteiger und wenn sich die lohnsteuerrelevanten Merkmale des Arbeitnehmers geändert haben, werden folgende Unterlagen als Nachweis benötigt:

  • Steuer-Identifikations-ID
  • Geburtsdatum
  • Sozialversicherungsnummer

Lohnsteuerkarte bei Minijob / 450 Euro Job

Der Arbeitgeber kann im Rahmen der Lohnabrechnung die Lohnsteuer für einen 450-Euro-Job (Minijob) entweder anhand der individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale oder pauschal nach § 40a Absatz 2 EStG abrechnen.

Wenn sie also auf den Abruf der individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale verzichten möchten, ist eine Lohnsteuerpauschalierung möglich. Soll aber die Besteuerung individuell nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorgenommen werden, ist auch bei geringfügig Beschäftigten eine Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank erforderlich.

Nichtteilnahme des Arbeitgebers am ELStAM-Verfahren

In Ausnahmefällen, lässt die Finanzbehörde zu, dass ein Arbeitgeber auf Antrag nicht an dem ELStAM Verfahren teilnehmen muss. Diese Gründe werden vom Finanzamt akzeptiert:

  • Sie beschäftigen einen Minijobber (450 Euro Job) in ihrem Privathaushalt, ohne maschineller Abrechnung und ohne Lohnsteuerpauschalierung.
  • Sie haben keine technische Möglichkeit mit der Finanzbehörde übers Internet zu kommunizieren, oder es ist ihnen wirtschaftlich oder persönlich nicht zumutbar.

Der Antrag gilt für nur das jeweilige Kalenderjahr.  Füllen Sie dazu den „Antrag des Arbeitgebers auf Nichtteilnahme am Abrufverfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale “ aus.

Formulare  

 

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